InvitatulYP: Mădălina Preda, organizator profesionist – ”Oamenii se tem că își vor pierde libertatea.”

Contextul recent, dar și actual, cel pandemic, ne-au dezvăluit o nouă latură a muncii. Am învățat să conviețuim cu noi înșine (și cu alte persoane) în propriile case și să îmbinăm activitățile profesionale cu cele casnice, timpul de muncă cu cel liber, funcționalul cu emoționalul. Încă de la începutul acestei perioade ușor confuze în spațiul public oamenii și-au exprimat opiniile legate de cum se împacă ei cu acest nou context, iar unul din cele mai întâlnite cuvinte a fost „organizarea” sau mai exact, lipsa de organizare.

Dacă la birou erau organizați de spațiu în sine, de structurile lui, de colegi, de șefi, de oameni desemnați să ne organizeze, acasă am resimțit efecte puternice precum lipsa de productivitate, scăderea creativității și a motivației în muncă, stresul, ore prelungite de lucru (deși volumul de muncă nu se schimbase) și multă, multă confuzie și procrastinare.

Asta ne-a adus la tine. Tu ești un organizator profesionist de casă, timp, bani, haine, lucruri materiale, iar eu aș spune că asta te face un bun organizator al emoțiilor, pentru că toate cele menționate anterior nu trăiesc solitare, ci se află în strânsă relație cu modul în care noi ne simțim. Și un plus, ești și mama a 3 copii minunați și soție, deci putem spune că ai o viață complexă cu totul. Așadar, vorbim despre organizare, emoții, productivitate la muncă și gestionarea timpului.

1. Mai întâi, eu am încercat să fac o scurtă trecere în revistă a cauzelor și efectelor pandemiei asupra modului în care s-au raportat oamenii la muncă. Cum ai simțit tu această perioada? Sau mai bine zis, cum simți că au simțit oamenii această perioadă?

Formula aceea cu „pandemia ne-a învățat multe” este perfect valabilă în cazul meu și al domeniului în care activez: faptul că deodată ne-am trezit „izolați” în case, lipsiți de control, înconjurați de teorii care mai de care mai înfricoșătoare, luați pe sus de un tzunami de emoții și reacții colective, nu a făcut decât să întoarcă privirile oamenilor înspre unicul lucru pe care îl puteau controla (iar acum vorbesc mai ales despre perioada de început a pandemiei), și anume înspre mediul lor.

Fie că s-a lucrat de acasă sau nu, cu toții ne-am trezit față în față cu…. casele noastre și cu propriile noastre metehne și obiceiuri.

Cei care au început să lucreze de acasă în pandemie au fost nevoiți să facă o schimbare uriașă într-un timp foarte scurt, iar efortul de adaptare a fost considerabil. Multă lume s-a îndreptat în ultimul an foarte serios înspre organizarea spațiului și organizare personală, din nevoia firească de adaptare la noile cerințe.

Am simțit oamenii extrem de deschiși și doritori de soluții concrete, pe care, din fericire, organizarea le oferă din plin. Fiindcă în organizare teoria nu valorează mare lucru: important este să construiești și să menții un sistem funcțional pentru clientul tău. La fel și în planificare.

• De unde trebuie să începem pentru a ne organiza mai bine timpul? Care sunt principiile de bază?

Este foarte important să avem un program. Putem începe simplu, cu programul ideal de somn. Spun ”ideal”, fiindcă trebuie să punem față în față realitatea cu ceea ce dorim să se întâmple. Socoteala din târg trebuie să ajungă să se potrivească cu cea de acasă, atfel nu obținem rezultate.

Un program conține o orele de trezire și culcare ideale, cele înspre care tindem, apoi putem adăuga reperele fixe ale zilei – mesele, orele de lucru, întâlnirile, pauzele, sesiunile de citit, timpul de plimbare sau de mișcare, discuțiile, episodul de văzut în seara asta, udatul florilor și așa mai departe.

Grijă să nu aglomerăm foarte tare programul nostru și să acordăm intervale realiste de timp fiecărei activități.

Un alt reper important când vine vorba despre organizarea timpului este separarea activităților. La fel cum trebuie să definim foarte bine spațiul de lucru (sau de studiu) al fiecărui membru al familiei, la fel trebuie să facem și în cazul timpului: ideal ar fi să nu mâncăm unde dormim și să nu participăm la ședințe sau la cursuri în timp ce curățăm cartofii pentru tocăniță.

Aș vrea să înțelegem că și în cazul lucrului de acasă este necesară o etică a muncii și că se cere să fim riguroși și atenți cu suprapunerea rolurilor. Este ușor să cădem pradă tentației de a călca în timp ce participăm la un curs, ce mare lucru, la urma urmei împaci și capra și varza? Nu este deloc așa. Dacă alegem să facem simultan activități din arii diferite, vom îngusta foarte mult orizontul de atenție, va scădea retenția de informație și asta se va vedea în calitatea rezultatelor noastre.

Soluția este la îndemâna oricui: așa cum ne duceam la muncă înainte, la fel vom face și acum, comunicând și colaborând în acest sens cu restul membrilor familiei. Dacă trebuie să avem grijă de copii sau animăluțe de companie sau dacă alții depind de noi și de prezența noastră în timpul programului de lucru, vom crea buzunare de timp special dedicate sau ne vom asigura că avem totuși un timp dedicat exclusiv muncii nealterate.

Un alt principiu de care ar trebui să ținem cont este ordinea în care executăm acțiunile. Majoritatea oamenilor au o listă luuuuungă de treburi de făcut, de la cumpărături până la interviuri și rapoarte, de la schimbat așternuturile până la programarea la detartraj și ștresul prafului pe bibliotecă. Acțiunile trebuie separate în funcție de categoria din care fac parte, în funcție de gradul de importanță și urgență, iar abia apoi trebuie trecute în planificarea noastră zilnică.

Realitatea este că vom fi tentați să ne aplecăm asupra sarcinilor banale, care nu ne solicită foarte mult, dar care totuși ne dau senzația că am realizat ceva, că ne-am ”umplut timpul”, însă la finele unei astfel de zile vom resimți frustrare la gândul că nu am făcut lucruri importante.

În practică, eu îndemn lumea să aleagă din lunga listă 3 sau 5 activități importante, pe care să le așeze primele în program. Pe acelea ar trebui să le executăm înainte de orice, de preferat în prima parte a zilei, și să lăsăm pentru după-amiază sau seară activitățile de rutină sau pe cele mai puțin importante.

• Și cum ne putem organiza mai bine taskurile și munca per se? Există niște ”life hacks” în această direcție?

Tot ce am spus mai sus intră la secțiunea de ”life hacks”, dar hai să mai adăugăm câteva.

• Planificarea – ajută ENORM să setăm și să folosim un planner sau un sistem de organizare a timpului/proiectelor noastre. O agendă, un planner sau un organizer pot deveni foarte repede asistentul tău personal sau, cum îmi place mie să zic, al doilea creier. În ele notezi în avans obiectivele tale pe termen scurt și mediu, etapizezi proiecte și urmărești progresul. Obții claritate și un sentiment de extraordinar control asupra întregii tale activități. A fost calculată o sporire a productivității de peste 50% în cazul echipelor care foloseau un sistem de planning față de cele care mergeau din inerție de la o zi la alta.

• Limitează distragerile – aici probabil toată lumea își dă ochii peste cap fiindcă este un sfat întâlnit pe toate drumurile și urmat în mod real de un număr mic-mic de persoane. Vin și eu și pun aceeași placă, de data asta însă din punct de vedere al productivității și performanței la muncă. Telefonul fără notificări sau pe modul avion, televizorul închis, radioul închis, muzica inexistentă pe fundal, un spațiu de lucru fără hiperstimulare vizuală, toate astea fac minuni pentru eficiența noastră la lucru. În două ore de deep work poți atinge niveluri ridicate de concentrare și așa poți spori semnificativ calitatea și cantitatea muncii tale.

• Grupează sarcinile în funcție de categorie – poate luni este ziua ta de social media. Luni vei lucra la postările pentru întreaga săptămână, vei scrie sau vei filma content, vei edita conținutul video, vei scrie pentru blog și vei înregistra podcastul. Marți este ziua ta dedicată găsirii de noi colaborări: aici poți scrie oferte, poți purta discuții sau poți da telefoane. Miercuri și joi sunt zile în care lucrezi pentru clienții existenți iar vineri este ziua ta de ”ale casei”, cumpărături, spălat rufe, curățenie și așa mai departe.

Gruparea pe zile este foarte eficientă, dar nu se potrivește în toate contextele, așa că putem face o grupare pe intervale mai mici de timp. Putem dedica diminețile celui mai important proiect pe care îl avem în desfășurare sau pentru crearea de conținut, orele prânzului le putem aloca interacțiunii pe email sau în mediul virtual, păstrăm după-amiaza pentru sarcini de rutină și seara pentru casnice.

O altă modalitate este să grupăm și să efectuăm sarcini similare într-un interval dedicat de timp. În loc să plătim azi întreținerea, mâine RCA-ul și peste două zile să ne amintim că mai era și factura la lumină, putem aloca 1 oră efectuării tuturor plăților online. Putem da telefoane ”grupat” sau putem facem toate cumpărăturile online într-o singură ședință.

• Dar spațiul de muncă? Cum trebuie să arate? (care de multe ori devine un determinant direct al productivității și creativității noastre)

Da, așa este. În primul rând ar trebui să fie un spațiu special dedicat lucrului. Oricât de mic, dar ar trebui să alocat fie exclusiv muncii.

Nu în toate circumstanțele este posibil, mai ales în casele unde mami și tati trebuie să lucreze și copiii trebuie să facă școală online. Într-un scenariu ca ăsta, este aproape imposibil să gândim că masa sau blatoul de bucătărie vor scăpa neutilizate. Însă chiar și așa, dacă folosim temporar un spațiu care are o altă destinați eprincipală (masa din sufragerie sau sufragerie, noptiera, un raft din bibliotecă sau masa de la bar), tot trebuie să îl tratăm ca atare și să îl amenajăm corespunzător.

Deja toată lumea știe că trebuie să avem acces la prize, lumina naturală este un mare plus, iar o plantă mititică va înviora micul nostru birou.

Recomand să nu aglomerăm biroul cu obiecte inutile, să nu permitem aglomerări nejustificate, să stabilim clar limitele spațiului nostru de lucru, să îl respectăm și să le cerem și celorlați să îl respecte. Nu vrem să ne trezim cu șosete desperecheate, casrole de mâncare sau un avion lego peste dosarele sau notițele noastre.

Eu practic spațiul alb, adică un spațiu de lucru în care nu am decât ceea ce folosesc în acest moment. Un laptop, o cană cu cafea și un mouse. Atât. Telefonul este undeva departe, nu am în jurul meu mâncare, nu am sticle, nu am cărți, agenda sau caiete fiindcă efectiv nu le folsoesc pentru scrierea acestui articol.

Mai devreme am ținut un curs, iar atunci biroul meu a arătat complet diferit: pe lângă laptopul principal a mai aapărut cel de-al doilea laptop, un workbook, o cameră pe trepid, un ring-light, 3 agende, stiloul meu, cana cu cafea și un pahar cu apă.

Însă după încheierea fiecărei activități îmi readuc spațiul de lucru în stadiul de spațiu alb, adică gol-goluț și îl populez iar în funcție de ce urmează să fac.

Este un obicei bun ca la finele zilei de lucru, să așezăm toate cele necesare pentru a doua zi în bună ordine. Putem lăsa plannerul deschis la pagina corespunzătoare zilei de mâine, stiloul lângă planner, putem pune materialele de lucru sau de studiu alături și laptopul în centru. Orice nu ne folosește poate să dispară. Și ar fi bine să dispară din spațiu.

• Care ți se pare că e cele mai mari obstacole/greșeli ale oamenilor atunci când vine vorba să se organizeze?

Oamenii se tem că își vor pierde libertatea.

Planificarea sau organizarea sunt percepute ca niște încorsetări ale inițiativei și creativității, avem impresia că nu o să mai putem face ”ce vrem, când vrem”, ne temem că vom deveni niște soldăței și că nu vom mai avea timp ”pentru noi”.

Zâmbesc mereu când aud asta, fiindcă planificarea și organizarea fac exact contrariul: acestea două abilități te eliberează, crează timp și spațiu pentru ceea ce contează cu adevărat, te ajută să aduci în prim plan tocmai ceea ce contează pentru tine, în termenii tăi.

Cei care încep să planifice văr imediat adevărul ăsta, dar cei de pe marine nu au cum. Din vorbe chiar nu îți poți da seama cum un program bine stabilit și o listă clară de obiective îți poate crea timp și te poate ”dezcorseta”.

Mai e simpatic momentul în care lumea se uită la calitatea vieții și la rezultatele cuiva care planifică și își spune că parcă ar vrea și el. Și atunci e mai dispus să încerce.

Ca să nu rămân la un singur răspuns, o să mai adaug aici câtevaobstacole de care oamenii se lovesc atunci când vine vorba despre organizare și planificare.

• Incapacitatea de a spune ”nu”, de a refuza un obiect, o propunere, de a-și maia suma o sarcină în plus
• Tentația de a supra-aglomera programul zilnic
• Tendința de a subestima timpul necesar realizării anumitor sarcini și de a supraevalua propriile abilități de execuție
• Lipsa de disciplină și consecvență
• Mirajul multi-tasking-ului
• Impresia că ”a avea” este similar cu ”a fi fericit”
• Lipsa obieciului de a se întoarce înspre sine și a vedea real ce își doresc, de ce au nevoie la un anumit moment al vieții lor

• Pentru toate acestea de mai sus, de ce instrumente materiale avem nevoie? (agende, pixuri etc)

Agende/caiete, creioane/pixuri/stilouri.

Apă, mâncare bună, mișcare și somn.

Eu vorbesc în general despre sisteme analog de planificare, dar nu fug de digital. Dacă vă împăcați mai bine cu aplicațiile sau cu diverse gadgets, de ce nu?, folosiți orice vă ajută în mod real să fiți mai organizați și mai productivi.

• Să zicem că ne-am făcut un program. Dar pot apărea noi sarcini. Cum evităm să ni se dea programul peste cap, gândindu-mă aici la industriile în care apar taskuri cu deadline scurt, urgențe, feedback-uri etc.?

Revenim la etica de muncă. Dacă avem obiectivele clar trasate și cunoaștem prioritatea lunii, a săptămânii sau a zilei, va fi mult mai ușor să alegem între ce anume trebuie să facem și când anume trebuie făcut. Evident că vor apărea neprevăzute, dar tocmai de asta planificăm, să le putem acomoda fără probleme.

Un fapt este cert: nu poți face două lucruri în același timp. Mereu va fi nevoie să alegi între A și B, care este mai important, care intră primul la execuție și ce resurse (materiale, de energie și de timp ) îi vei aloca.

Programul nu se dă niciodată peste cap: el se modifică în funcție de ceea ce consideri a fi prioritate la un anumit moment. Noi suntem obișnuiți să delegăm responsabilitatea, să spunem că eu aveam un plan, dar a venit Nuți de la conta și m-a deturnat și de asta nu am finalizat la timp ce aveam de făcut. Eu propun să ne asumăm capacitatea de a răspunde în orice context și să ne ajustăm programul în funcție de ce considerăm a fi urgent și important.

Nu este ceva ce se învață sau se deprinde peste noapte, e nevoie de practică, dar vă garantez că vom ajunge la un nivel excepțional de management al timpului de lucru dacă schimbăm genul ăsta de gândire și ne asumăm pe deplin capacitatea de răspuns.

• Timpul pentru noi înşine e lăsat de multe ori pe ultimul plan. Ce loc ar trebui sa ocupe el in program?

Primul loc.

Pentru asta planificăm: ca să avem mai mult timp pentru ceea ce contează.

Ce contează?

Noi, ai noștri, pasiunile, dorințele noastre.

Așadar, ele ar trebui să intre primele în program. Iar asta nu este negociabil. 😊

• Știu că tu ești o mare adeptă a ”5am club”. Cum resimți beneficiile acestei practici în viața ta?

Trezitul dis-de-dimineață mi-a schimbat viața.

M-a disciplinat, în primul rând fiindcă a trebuit să îmi aranjez serile astfel încât să pot merge la culcare devreme, iar culcatul la ore indecent de târzii a fost mereu unul dintre marile mele talente. A fost o luptă să mă bag în pat devreme. A fost nevoie de câțiva ani, dar acum vine natural, nu aș mai putea altfel.

Odată cu trezitul devreme se modifică cam tot, de la rutine zilnice, la obiceiuri alimentare și de consum. Cred că se modifică bioritmul sau cel puțin așa am resimțit eu.

Am început să învăț mai mult, să citesc mai mult, am început să meditez, tonusul în general este cu mult mai bun, evident că am mai mult timp să lucrez, mai mult timp pentru mine și mai mult timp pentru copii. Sunt mai calmă, mai stăpână pe mine, sunt mai atentă la mine și pun cu mult mai mult preț pe timpul meu și al altora.